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金士百啤酒无边界管理

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来源: 作者: 2019-05-16 20:46:51

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企业的信息化水平就像是啤酒市场剧烈竞争当中的另一个胜负手,青岛啤酒如此,燕京啤酒如此,金士百啤酒同样如此。固然,对于信息化建设,啤酒企业的理解各有不同,金士百纯生啤酒IT负责人朱长江的体会是,金士百的信息化更多的是借助开发力量进行开发,比如库房进销存管理系统就是一个很好的例子,但是近年来金士百也开始借助外部的气力来进行企业信息化建设。

从2003年开始,金士百啤酒进行了一系列的信息化建设。朱长江对本刊介绍,公司前后完成了如下项目:公司现有的生产自动化控制系统、SUNSYSTEM财务软件系统、逐日软件系统、金士百公司站和邮件系统、OA系统等。其中OA系统在上线之后效果良好,更好地帮助了啤酒销售,提高企业的管理水平,实现了企业的“无边界”管理。

金士百实现办公自动化

金士百啤酒股份有限公司坐落于吉林省四平市铁东区仙马泉,厂区占地面积30万平方米。公司始建于1985年,钟天地之灵气的仙马泉,是金士百啤酒股份有限公司的取水地,仙马泉水纯净、无污染,水质优秀,是酿制啤酒的绝佳水源。凭借得天独厚的地理优势,现代化的技术装备和管理模式,迅速崛起于白山黑水之间。公司建成不久便跻身于中国啤酒行业十强之列,并成为吉林省内首家通过ISO9000质量管理体系认证的地方强势品牌。

2003年,金士百纯生啤酒的成功推出,改变了吉林省没有地产纯生啤酒的历史,成为吉林省第一家纯生啤酒品牌,并荣获了第十一届中国食品博览会金奖;2007年,金士百纯生啤酒成为吉林省首家通过国家绿色食品认证的纯生啤酒;2008年,金士百啤酒股份有限公司单厂80万吨扩建工程正式竣工,纯生啤酒销量荣居全国第二。

近几年来随着企业规模的迅速扩大,金士百啤酒股份有限公司的管理工作面临着巨大挑战,储如公司总部与于各办事处、分公司之间因信息沟通交流不顺畅、文件传递不及时、行政事务处理进程复杂、资源共享与利用不足等问题,致使整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长等情况。为了求得更快的发展和提高办公自动化效率,保持良好的发展势头,从根本解决上述问题,启动办公自动化系统建设,成为企业深化管理的一大重要举措。

尽管金士百公司有站作为信息发布平台,也能通过电子邮件等和各个部门进行沟通,但沟通进程、效果却无法把控,比如站上发出了通知,但无法保证员工一定看到。电子邮件易如此,同时还涉及电子邮件回复和没有回复,问题解决方案是否确认,有无需要再次确认等问题。因此,公司需要一个能化繁为简,能把握沟通主动权,从而能和企业内、外高效协同工作的信息平台。从而建立全新的沟通方式,使同事与同事之间、部门与部门的之间联系与交流更加顺畅,更好的为企业服务,降低办公本钱,从整体上提升公司的执行力。

上线一波三折:沟通发挥作用

2009年3月份,受公司委派,金士百啤酒股份有限公司与协达软件供应商全力进行OA自动化办公软件的早期建设工作, 办公自动化建设是一项全新的工作,推行OA,但是没有想到的是,在系统计划与建设进程中,项目实施遇到了很大的压力。刚开始许多人不理解,乃至极力反对。

据朱长江介绍,项目推不下去的主要原因是“办公自动化系统涉及面很广,要改变传统的办公模式,单靠技术人员闭门造车是不行的”。由于办公自动化项目实行要改变多数人的办公习惯,因此一些人以影响业务为由表示反对,项目实施遇到了很大的压力,项目失败的可能性也随之而来。

关键时刻项目实施方通过加大培训力度,通过耐心的讲解和实际的演示,从根本上提高了员工对协同办公的认识。同时实施方发动金士百员工经过规范化的表单流程操作和公告栏的实际应用,让所有人真正体会到协同办公带来的便利和效益,这才让金士百反对的员工的意见稍微有些缓和。

为了达到一鼓作气的效果,实施方也力争获得企业管理层的支持。上至金士百股份有限公司总经理卢宪峰,中至财务副总监李亚芹、销售总监冯至、运作办经理崔平、人力资源副总监梁建华、人事部门经理张艳红,都在实施的进程中全力配合,保证了项目的成功实施。实施方将该系统的第一期工作重点定位实现销售部和人力资源部及装备工程部办公所使用表单的电子审批,到目前为止,这些部门的表单都已经投入了使用,并取得了不错的效果,办公人员不用拿着各种文件、申请、单据在各《暴走甲虫》宣布将登陆Xbox1 限量版红胶唱片开启预售
部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章。

信息共享实现“无边界”管理

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调度中心部门是协同OA与金士百IT技术成功结合的典型之一,在使用协达OA之前,销售部通常是通过传真将销售订单传送到调度中心,传真机自动接收,如果使用OA,按照目前软件的功能,只能让操作人员通过登陆OA,打开一个个订单,点击打印,才能逐一打印出来,每传来一张定单就得重复操作1遍,这样一来,大大占用了工作时间,增大了工作量,旺季时一天几百张定单,操作人员根本没有时间进行打印操作,金士百具有专业的计算机人才,他们都具有很强的专业技术水平,很早就掌握了通过Internet共享打印机的方法,应用此方法成功实现了与协达OA的无缝衔接,销售人员不管是在办公室、家里、还是吧,只要能上的地方,通过登陆协达OA系统,利用此项技术就能把订单通过互联传送到公司内指定的1台打印机上进行打印,操作和在本机进行打印一样简单、方便,调度中心这边也不需进行任何操作,只需把打印纸放好即可,速度、效果都比传真机好多了,斗鱼新晋一哥大司马又火了 这次是因为一张照片
本钱大大下降。仅调度中心这样1个子部门,一个月由此勤俭的费、传真费、传真机与打印机耗材就达400多元。

据统计,使用OA系统后,金士百基本实现了无纸化办公,据粗略统计,每年由此节约的纸张、费、传真费、办公耗材达2万余元。

衡量一个项目是不是成功,只有通过实际运用才能体验出其价值,从半年多的系统运作效率上看,信息发布与获取比以前更实时;文件传送更快捷,保护更方便;工作更有序、规范,进程更透明,管理更科学,可视性、可监控性更高;减少了中间环节,优化了业务流程,强调进程控制和协调能力的改进,增强了整体协同能力。

从员工满意程度上看,系统易于掌握,界面友好,具有很好的亲和力;同时,员工更明确自己的工作职责和内容,比以往更能及时获取信息支持;提升了员工掌握先进信息技术的热情,调动了积极性,激起了参与意识;减少了出错率,降低了工作难度和强度,避免了无效和重复劳动,提高了员工的专业素质。

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